Die Speicherungsdauer von Personendaten ist nicht unendlich!

Konkret muss die verantwortliche Person, die über Zwecke und Mittel der personenbezogenen Daten entscheidet, sich überlegen, wie sie welche Daten bearbeitet. Es stellt sich also insbesondere die Frage zum Verarbeitungszweck, um anschliessend die Dauer zu bestimmen, für die diese Daten aufbewahrt werden können oder müssen. Die Einhaltung der begrenzten Aufbewahrungsdauer bringt bei der praktischen Umsetzung zahlreiche Schwierigkeiten mit sich, sie scheint dennoch ein wesentliches Prinzip beim Schutz von Personendaten zu sein. Wie aber kann die Aufbewahrungsdauer dieser Daten bestimmt werden?

Diese Frage lässt sich nur auf Einzelfallbasis regeln, die Arbeit der Verantwortlichen ist dementsprechend manchmal langwierig und kompliziert. Man muss die Speicherungsdauer für den jeweiligen Einzelfall sachlich bestimmen. Es geht darum, in der gegebenen Situation die Merkmale auszumachen, um eine möglichst objektive Entscheidung zu treffen. Man darf sich nicht von den eigenen Interessen und Präferenzen leiten lassen, sondern muss die relevanten Elemente des jeweiligen Falls analysieren, die Argumente gegeneinander abwägen und so die Entscheidung aufgrund objektiver Kriterien treffen.

Die Verantwortlichen haben bei der konkreten Bestimmung der Bearbeitungsdauer häufig keine leichte Aufgabe, selbst wenn sie gelegentlich auf Anhaltspunkte zurückgreifen können, die insbesondere in Gesetzen, der Rechtsprechung und den Empfehlungen des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten zu finden sind. Doch auch wenn diese Anhaltspunkte zur Verfügung stehen, können sie nicht blind und ohne vorherige kritische Analyse verwendet werden. Die Verantwortlichen sollten sich vor zu einfachen Lösungen hüten. Dieses Misstrauen zeigt sich sehr gut am Beispiel von Videodaten. Zur Bestimmung ihrer Aufbewahrungsdauer sind gelegentlich andere Überlegungen erforderlich. Je nach Sektor (öffentlich oder privat) unterscheiden sie sich insbesondere in Abhängigkeit von der Art der Daten (Videoüberwachung öffentlicher oder privater Bereiche) und der durch die Videoüberwachung verfolgten Zwecke (Verhütung von Straftaten gegen Sachen und/oder Vermögenswerte). Tatsächlich gibt es keine Faktoren, die die Verantwortlichen von der Pflicht befreien, die Umstände des Einzelfalls zu analysieren und alle möglichen Lösungen in Betracht zu ziehen, um schliesslich die angemessene Lösung zu bestimmen.

Die Unsicherheiten und Schwierigkeiten, die mit der Aufgabe der Bestimmung der angemessenen Aufbewahrungsdauer verbunden sind, könnten die Verantwortlichen dazu verleiten, ihre Aufgaben zu vernachlässigen. In diesem Fall erhält die aktive Rolle jeder einzelnen betroffenen Person eine zentrale Bedeutung. Dieser Person erhält die Aufgabe, die Verantwortlichen zu befragen und eventuell dem Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten eine Bearbeitung zu melden, die nach ihrer Ansicht gegen die Verhältnismässigkeit bei der Aufbewahrung von Daten verstösst, oder eine Klage zu erheben.

Hier erhalten Sie einen tieferen Einblick ins Thema.
^{Die verschiedenen genannten Punkte wurden in einem Artikel mit dem Titel «La conservation des données personnelles : comment déterminer sa durée ? » (Die Speicherung von Personendaten: wie wird die Dauer bestimmt?) entwickelt, der in der Zeitschrift sic!, 3/2021, S. 103-119, von den Autorinnen veröffentlicht wurde und auf den sie für eine ausführlichere Analyse dieses Themas verweisen.}